KUR SAVAŞLARI
7 Ekim 2017
21.YÜZYILIN ANLAMI – THE MEANING OF THE 21. CENTURY
7 Ekim 2017

ZAMANI KULLANMAK

  MÜKEMMELE ULAŞMAK İÇİN MÜKEMMEL BİÇİMDE  DEĞERLENDİRMEK ZORUNDA OLDUĞUMUZ KAYNAK: ZAMAN
“Mükemmel”
 
Tekamül etme yani gelişme
sürecinde son noktaya ulaşmış. Başka bir deyişle “Kusursuz”.
 
Pek çok sıfat gibi
objektif değil, kişiye göre az çok değişken olan bu kavramın yine de evrensel
kabul görmüş bazı kriterleri vardır. İster somut olsun (bir alet, bir tablo)
ister soyut (bir konuşma, bir şarkı); bir ürünün varoluş amacına göre
işlevselliği, yani amaca hizmet etmesi, veya estetiği yani beğeniye hoş gelmesi
ana kriterlerdir.
 
“Mükemmellik”le ilgili
olarak çağlar boyu insanlar genellikle aleyhte konuşmuşlardır. 
“Mükemmel iyinin
düşmanıdır.”
“Daha
iyiyi yapmaya çalışırken iyiyi kaçırırız.”
Shakespeare
 
“Kusurlu da olsa bir
şeyi yapmak, kusursuz hiçbir şey yapmaktan evladır.”
 
Robert
Schuller gibi sayısız örnek vardır. Bu sözler makul insanlara göredir. Oysa:
“Makul insanlar
kendilerini dünyaya adapte ederler. Makul olmayanlar dünyayı kendilerine adapte
etmeye çalışırlar. Dolayısıyla bütün ilerlemeyi makul olmayanlara borçluyuz”.
 
G.Bernard Shaw
 
Nitekim mükemmele
ulaşmak için çaba göstermek yanlış olsaydı Sinan Selimiye’yi, Da Vinci Mona
Lisa’yı, Shakespeare Hamlet’i yaratabilir miydi? Bilgisayarların gücü her 18
ayda bir ikiye katlanır mıydı?
 
Mükemmeli
yaratabilmenin bazı ortak noktaları vardır. Eskilerin “istidat” dediği doğal
yetenek vazgeçilmez bir öğe olmakla birlikte tek başına hiçbir şey ifade etmez.
Yeteneğin üstüne eğitim, çalışma, sabır ve istikrar konmadıkça mükemmele
ulaşmak imkansızdır. Zira başarının %5’i hüner, %95’i terdir. Dikkat ederseniz
parayı bunlar arasında saymadım. Kuşkusuz pek çok eserin ortaya çıkmasında
büyük önem taşıyan para, mükemmel tanımına uygun her yapıtta vazgeçilmez
değildir. Öyle olsaydı bugün huşu içinde Mozart’ı dinleyemeyecek, büyük bir
hayranlıkla Van Gogh’u seyredemeyecektik.

 

 

Mükemmeli yaratan
öğelerin ortak gereği zamandır. Arzu ettiğimiz mükemmelliğe ulaşabilmek için,
hele günümüzün yaşam temposunda, en mükemmel biçimde değerlendirmek zorunda
olduğumuz şey zamandır.
Zaman kişinin sahip
olduğu en değerli varlıktır. Zamanı satın veya ödünç alamazsınız, başkalarından
dilenemezsiniz. Zaman demokratiktir. Trilyoner olan da, ekmek parasını zor
çıkaran da, bir gün içinde 24 saate sahiptir. Zamanın yerine hiçbir şey ikame
edilemediği gibi, bir kez israf edildi mi yeniden kazanılamaz. Zamanın etkin
olabilmesi için etkin bir biçimde kullanılması gerekir.
Eski Yunanca’daki
zaman anlamına gelen “Chronos” sözcüğünün batı dillerinde “kronometre”,
“kronik” gibi pek çok türevi vardır. Eski Yunanda dinlence – oyun  başlıca yaşam tarzıydı. Eflatun ve Aristo işi
araç, oyunu amaç olarak görürdü.
Zamanımızı mekanik bir
biçimde organize eden saatlerin insan yaşamına girmesi ise nispeten yeni bir
olgudur. Abbasi Halifesi Harun Reşid’in 8. yüzyıl sonunda Fransa- Almanya
İmparatoru Charlemangne’a gönderdiği hediyeler arasında bulunan çalar saatin
tüm sarayı şaşırttığını hepimiz tarih kitaplarında okumuştuk. 13 yy.da batı
orta çağı yaşarken kulelerde saatlerin tek kolu vardı. Bu saat kulelerinin
başlıca kullanım amacı insanları işe veya özel olaylara çağırmaktı. İnsanlar
yaşamlarını daha ziyade güneş, ay, mevsimler gibi doğal olaylara göre
düzenlerdi.
Saatlerin yaygın
biçimde kullanımı, sanayi toplumunun doğuşuyla başlar. Ortaçağın ağır-aksak,
festivallerle-şölenlerle dolu yaşantısının yerini birdenbire yeni düzenin
çalışma temposu aldı.
Tarım toplumunda hasat
bitince iş de biterdi. Nitekim o dönemde arabayla seyahat etmekte olan bir
yolcu arabanın tekerinin çıkması üzerine onarılmasını beklerken çıkıp dolaşmaya
başlar. Derken, kırda bir inek ve yanına yatmış bir köylü adam görür. Ne oluyor
diye başucuna geldiğinde yatmakta olan adam gözünü açar. O kadar  yaklaşmış olmaktan utanan yolcu ne diyeceğini
şaşırır ve “Saat kaç?” diye sorar. Köylü yattığı yerden kolunu kaldırır, elini
yanında duran ineğin memeleri altına koyar ve aşağı yukarı tartma hareketi
yaptıktan sonra “Saat üçü yirmi geçiyor” der. Yolcu saatine bakar, gerçekten
üçü yirmi geçmektedir. Dayanamaz sorar köylüye “Hayret, doğru ama söyle
allahaşkına, ineğin memelerini tartarak saati tastamam nasıl bildin? İneğin
memelerindeki süt miktarından mı bu kadar doğru tahminde bulundun?”Köylü yine
yattığı yerden yolcuya “Gel sen de yanıma uzan” der. Yolcu uzanır. “Şimdi
sen  de ineğin memesini kaldır” der Yolcu
memenin altından tutup yukarı kaldırır. “Şimdi gördün mü?” diye sorar köylü.
“Neyi görecektim ki” der yolcu. Köylünün cevabı kısa  ve özdür: “Memenin altından köyün saat kulesini”.
Sanayi toplumunda
fabrika sahipleri makinelerinin 24 saat çalışmasını istiyordu. Vakit nakit
demekti. Yepyeni bir iş gücü yaratılıp saate göre disipline edilmesi gerekti.
İş için sabit bir süre, serbest zaman da denen iş dışı için ayrı bir süre
kavramları ortaya çıktı.
“Zaman Yönetimi”
kavramı ise adeta dün kadar yenidir. Terim 1970’lerin sonunda ortaya çıkmış,
1980’lerin başında yöneticiler zamanı yönetilmesi gereken bir    kaynak

 

 

olarak algılamaya
başlamışlardır. Bu eğilimin ortaya çıkmasında yönetim danışmanı Alec Mac
Kenzie’nin “Zaman Tuzağı” adlı kitabının büyük rolü olmuştur. Mac Kenzie,
yaşamı boyunca yöneticilerden edindiği deneyimlere dayanarak, zaman israfına
yol açan en önemli 20 faktörü sıralamıştır. Ama biz bunların içinden en önemli
birkaç tanesini açacağız.
1.
Telefon
Telefon zaman tasarrufu için önemli bir araç olmakla
birlikte bazı yöneticiler için başta gelen zaman kaybıdır. Bir kısmı telefona
hep kendi cevap verir. Bazıları her arayanla uzun uzun konuşur. Bir başka grup
da arayanla işini tam bitirmediği için tekrar tekrar konuşmak zorunda kalır.
Bu konuda en büyük
yardımcı iyi bir sekreterdir. İyi bir sekreter arayanların sorunlarının
yarısını kendi halleder, edemediklerini de edebilecek kişilere yönlendirir.
Mutlaka sizin cevaplandırmanız gerekenlerin de ön bilgisini alıp sizin fazla
zaman harcamanızı önler.
Sekreteriniz yok mu? O
halde telesekreter kullanıp hem çalışmanızın kesintiye uğramasını önleyebilir,
hem de cevap vermek istemediklerinizi eleyebilirsiniz.
Telefonda konuşurken
de sözü fazla uzatmadan sadede gelmeye ve lafı toparlamaya çalışın.
2.      Randevusuz
gelen ziyaretçiler
Açık kapı politikası
yöneticinin etkinliğini hızla yok eden bir tutumdur. Kapınızı kapatıp rahatsız
edilmeden konsantre olmak şarttır.
Bir mesai arkadaşı
odaya girip “Bir dakkan var mı?” diye sorduğunda genelde cevabınız “Tabii,
buyur” olur. Oysa “Ne vardı?” “Bekleyemez mi” “Şu anda meşgulüm” cevaplarına
sık sık başvurmalısınız.

 

 

Odanızda ziyaretçi
koltuğu bulundurmamak da iyi bir yöntemdir. İnsanlar ayaktayken lafı pek
uzatmazlar. Önemliyse dışarıdan bir sandalye getirtmek her zaman mümkündür.
Ancak bu yöntemin Türk örf ve adetlerine ne kadar uyduğu ayrıca düşünülmelidir.
Bir başka yöntem de
sizinle yaşça veya mevkiice eşit veya sizden üst konumda olan birini odanızda
kabul etmeniz değil, mümkünse ona ziyarete gitmenizdir. Böylece işiniz bitince
kalkıp gitmek sizin elinizde olur.
3.      Toplantılar
Yöneticilerin onda
dokuzu, toplantılarda geçirdikleri zamanın yarısının boşa geçtiğini
belirtiyorlar. Bir yönetici haftanın 10 saatini toplantıda geçiriyorsa  bunun
5 saati boşa gidiyor
demektir ki, bu da haftalık iş veriminden %12 azalma anlamına gelir.
Hiçbir eylem, bir
toplantı kadar zamanı dolduracak şekilde uzayamaz. Toplantı sürelerini denetim
altında tutmak için şunlara dikkat etmelidir:
§   Toplantıları
mümkünse ya öğle tatilinin hemen öncesine ya da günün geç saatlerine
programlayın ki insanlar bir an önce bitirmek için can atsınlar.
§   Zamanında
başlayıp bitirin.
§   “Kalan
zaman”ı gösteren bir saati herkesin görebileceği bir yere koyun.
§   Gündemi
yazılı olarak önceden dağıtın ve gündeme sadık
kalın.
§   Yalnızca,
bulunması mutlaka gerekli kişileri çağırın.
§   Araya
başka laf girmesine izin vermeyin.
§   Sonuçları
özetleyip dağıtın; alınan kararların uygulanması için ilgili kişileri hemen görevlendirin.
4.      Beklenmeyen
kriz durumları
Burada size İsviçre’de bir
fabrikada gerçekleşmiş bir olayı anlatayım. Fabrikada sekreterin biri, amirinin
cimcik atma suretiyle kendisini taciz ettiğinden şikayet eder. Bunun üzerine
yönetim her iki tarafı da uzun uzun dinleyip kimin doğru söylediğini
araştırmakla vakit kaybetmektense, hem amirin hem sekreterin tazminatlarını
vererek işten atar.
5.      Amaçlar,
öncelikler ve deadline’ların bulunmaması
6.      Karmakarışık
bir masa; dağınıklık
Orta öğrenimimi
aldığım St Joseph’in bize aşıladığı çeşitli nitelikler arasında en etkini
tertip-düzen olmuştur. Ziyaretine gittiğiniz birinin masasına bakarak onun St
Joseph’ten mezun olup olmadığını anlamanız mümkündür. Mezunlardan biriyse bütün
kağıtları-dosyaları düzenli, bütün kalemleri aynı yöne bakar halde yan yana
dizilidir.
7.      Başkalarının
da yapabileceği rutin işlere ve ayrıntıya dalmak

 

8.      Aynı
anda çok şey yapmaya kalkmak ve gerekli süreyi yanlış hesaplamak
 9.      Yetki
ve sorumluluğu kesin çizgilerle belirlememek
 
10.   Başkalarından
gelen bilginin yetersiz, yanlış veya gecikmiş
olması
 11.   İletişim
ve talimat yetersizliği yanında feedback olmaması.
Yapılan eylemin
sonucunu veya etkisini görmek anlamına kullanılan “feedback”in olmaması bir çok
işi gereksiz yere tekrarlamamıza yol açar. Buna asansör  örneğini verebiliriz. Asansörde gideceğiniz
katın düğmesine basınca ışık yanıyorsa, o düğmeye bir daha basma gereğini
duymazsınız. Oysa bu ışığın yanmadığı asansörlerde insanların aynı düğmeye
“acaba basmadı mı?” diye defalarca bastıkları tespit edilmiştir.
12.   “Hayır” diyememek
13.
Firma yöneticisinin gelişmeleri takibine
imkan veren standartların ve ilerleme raporlarının bulunmaması
 
14.   Yorgunluk
15.
Kararsızlık: Yapılacak iş hakkında
düşünmek, endişelenmek, bir kenara koymak, tekrar düşünmek, tekrar endişelenmek vs.
16.
Verimsiz çalışma: Önce işi analiz edip
nasıl yapılacağını tasarlamadan, üzerine atlayıp uygulamaya kalkışmak.
Eşi de çalışan
başarılı bir endüstri mühendisi arkadaşım Ergun Zoga pazar günleri eşine dışarı
çıkmayı her teklif edişinde eşinin “çamaşırlar bitmedi” cevabıyla
karşılaşıyormuş. Eşiyle birlikte geçireceği tek günün çamaşır yüzünden heba
olmasına içerleyen arkadaşım mesleği gereği edindiği bilgi ve deneyimle eşinin
çamaşır yıkamak için kaç hareket yaptığını incelemiş ve tam 1570 hareket  yaptığını görmüş. Arkadaşım hemen kolları
sıvayıp çamaşırın en az uğraşıyla en kısa sürede nasıl yıkanacağının eylem
planını çıkarmış. Sonuçta aynı işin yalnızca 600 küsür hareketle
tamamlanabileceğini tespit etmiş. Nitekim yeni yöntem uygulanınca çamaşır
yıkama süresi 6 saatten 3,5 saate inmiş. Böylece arkadaşım da eşiyle pazar
keyfini yaşama imkanına kavuşmuş.
17.   Lüzumsuz
hatalar: Bernard Shaw şöyle der: ”Bir işi doğru dürüst yapmaya vakit
bulamazsınız ama tekrar tekrar yapmaya vakit bulursunuz” Üstlendiğiniz işi bir
kerede, gerektiği gibi yapmaya dikkat edin.
18.
Planlama zaafı; işler programlandığı
gibi yürümediği zaman alternatif planın hazır olmaması.
19.   Mikro
yönetim: Başkalarının kendini geliştirmesine fırsat vermemek

 

 

20.   Karar
verme sürecini yönetmek yerine, rutin kararlarla boğuşmak
Yetişirken, tıpkı iş
konusunda belli alışkanlıklar ve tutumlar edindiğimiz gibi, zamanla ilgili
alışkanlıklarımız ve tutumumuz da belirlenir. Bu tutum günlük yaşam hızımızla
ve zamanı nasıl algıladığımızla yakından ilgilidir. Zamanı nasıl kullandığımız
çoğunlukla kendi iç değerlerimizi yansıtır. Zamanımızı doğru veya yanlış
kullanmanın önemli olduğuna bir kez karar verdikten sonra sahip olduğumuz
zamanı uzatamasak da,  daha bilinçli,
daha tatminkar, daha kaliteli bir biçimde kullanabiliriz.
Herkesin saati var ama
kimsenin vakti yok. Kendi kendinize kaç kez söylendiniz “Ah keşke bir günde
daha fazla saat olsaydı” diye?
Zamanımızı para gibi
düşünüp bütçesini çıkarabiliriz. Herhangi bir konu üzerinde bir saat
“harcamayı” planlayabiliriz. Ancak bu noktada para ile zaman arasında büyük
fark vardır. Cüzdanınızdaki parayı harcarken içinden “Şu on milyonu mu
çıkarayım yoksa bu on milyonu mu?” diye düşünmeyiz. Bütün 10 milyonluklar
aynıdır. Fakat iki farklı saat hiçbir şekilde aynı değildir. Farklı şeyler
olur. Yorgunluk, açlık, algılama düzeyiniz farklıdır. Gündüz veya gece oluşu
farklıdır. Bazı işleri belli bir saatte yapmak mümkünken diğer saatlerde mümkün değildir.
O yüzden, bir şey
yapacaksanız, onu yapmayı seçtiğiniz zaman önemlidir. “Şimdi ne yapayım?
sorusunu değil, “Bunu yapmak için en iyi zaman ne?” diye sorup işleri ona göre
planlamak gerekir.
Olayın özünde basit
bir bakış açısı değişikliği yatar:
“İş yapıyor olma
üzerine değil, sonuç üzerine yoğunlaşmak ”
Pek çok kişi günlerini
çılgın bir koşuşturma içinde geçirir ama pek az şey ortaya çıkar; zira doğru
şeyler üzerine yoğunlaşmaz. Bu durum 80/20 kuralı da denen “Pareto Prensibi”
ile açıklanır. Bu prensibe göre odaklanmadan veya konsantre olmadan gösterilen çabaların
%80’i sonuçların %20’sini yaratır; sonuçların kalan %80’i çabaların %20’siyle
elde edilir. Zaman yönetimi uygulayarak çabamızın çoğunu karşılığını alacak
işlerde yoğunlaştırmayı amaçlarız. Böylece zaman yatırımımızın geri dönüşü
yüksek olur.
İnsanlar neden
zamanlarını yönetmezler? Zaman yönetiminin yararlarına  rağmen çoğu insan uygulamaz zira

Bilmiyorlardır.

Plan yapamayacak kadar tembeldirler.

Son anda iş yetiştirmenin yarattığı
adrenalin sarhoşluğunun tiryakisidirler.

Kriz yönetiminden hoşlanıyorlardır.
Kriz yönetimi veya son
anda iş yetiştirmek zaman zaman eğlenceli olsa da çoğunluk stres düzeyini
yükseltir, özel hayatı berbat eder, yorgunluk yapar ve bazen de projelerin
batmasına yol açar.

 

 

Alan Lakein 1973’te
zaman yönetimiyle ilgili yazdığı kitapta “zamanınızı kontrol altında
tutarsanız, hayatınızı kontrol altında tutarsınız” der. Herkes zamana çok
farklı açıdan bakar. İnsanların %57’si hem şimdiki zamana hem geleceğe
oryentedir. %33’ü ağırlıklı olarak geleceğe, %9’u yalnız şimdiki zamana, %1’i
de geçmişe odaklanır.
Toplumların da zamana
karşı tutumları çok farklıdır. Bazı toplumlar aceleci ve dakik olduğu halde
bazıları ağır aksak davranır, saati önemsemez. Başarılı yöneticiler,
profesyoneller ve öğrenciler geleceğe veya hedefe oryentedir. Üretken, verimli
kişiler önceliklerini belirleyip zamanlarını ona göre programlarlar. Başarısız,
vasıfsız kişiler yaşadıkları ana odaklanmış kaderci, düzensiz insanlardır.
Kişi zamanını doğru
kullanma sorunu olduğunu bir kez kabul etti mi, zamanını programlaması fazla
zor olmaz. Bunun başlıca yolları şunlardır:

1.
ÖNCELİKLERİNİZİ BELİRLEYİN

Etkin bir zaman
yönetiminde ilk adım zamanınızı programlamak değil, zaman stratejisi
geliştirmektir. Zaman stratejisi kısa bir öncelikler listesine dayanmalıdır.
Öncelikleriniz neler? Kendinizi geliştirmek, mesleğinizde ilerlemek, firmanın
üretimini, ihracatını, karlılığını arttırmak vs. temel stratejik hedefler
olabilir. Bunları belirledikten sonra bu hedeflere ulaşmak için yapacaklarınızı
öncelik sırasına koyun. Hangisinin bugün, bu hafta, bu ay, bu yıl yapılması
gerektiğine karar verin. Zaten iyi bir şekilde yapılmakta olanların üzerinde
hiç durmayın. Zayıf noktalara ağırlık verin.
Yapmanız gereken iş
çok karmaşık ve altından kalkılamaz gibi mi görünüyor? Bir bütün olarak bakıp
gözünüzü korkutmayın. Parçalara ayırıp adım adım ilerleyin.
Zaman yönetimine
başlamaya karar verdiğinizde gün içinde zamanınızı nasıl kullandığınızın bir
çetelesini tutun. Her 15 dakikada bir ne yaptığınızı yazın. Günün sonunda dönüp
bakın ve zamanınızın nereye gittiğini görün. Uzun dönemde veya kısa dönemde
ulaşmayı amaçladığınız stratejik hedeflerinize uygun kullanıyor musunuz? Bu
hedeflere ulaşmanızı engelleyen şeyleri mümkün olduğunca kaldırın.
Sabah işe başlar
başlamaz o gün için planladığınız aktiviteleri sıraya koyun. “A” öncelikleri,
sizi stratejik hedeflerinize yaklaştıracak işlerdir. Uzun dönemde size en
yararlı sonucu sağlamalıdır.
“B” öncelikleri, A
önceliklerini destekler. Bunlar işinizin düzgün yürümesi için yapılması gereken
şeylerdir.
“C”
öncelikleri, zamanınız kalırsa yapabileceğiniz, mutlaka gerekli olmayan
işlerdir. A’larınızı, B’lerinizi de kendi içinde sıraya koyup, güne A-1’den
başlayın.
Zamanın iyi ve üretken
olarak kullanım konusunda zaman zaman kurslar düzenleniyor.İşte bu kurslardan
birinde zamanı kullanma uzmanı olan öğretmen, değişik mesleklerde çalışan
öğrencilerine, “Hadi küçük bir deney yapalım”   demiş.

 

 

Masanın üzerine
kocaman bir kavanoz koymuş. Sonra bir torbadan irice kaya parçaları çıkarmış,
dikkatle üst üste koyarak kavanozun içine yerleştirmiş. Kavanozda yeni bir taş
parçası için yer kalmayınca sormuş “Kavanoz doldu mu?”Sınıftaki
herkes, “Evet doldu” yanıtını vermiş. “Demek doldu ha…”
demiş hoca. Hemen eğilip bir kova küçük çakıl taşı çıkartmış, kavanozun
tepesine dökmüş, kavanozu eline alıp sallamış, küçük parçalar büyük taşların
sağına soluna yerleşmişler… Yeniden sormuş öğrencilerine; “Kavanoz doldu
mu?” İşin sanıldığı kadar basit olmadığını sezmiş olan öğrenciler,
“Hayır, tam da dolmuş sayılmaz” demişler. “Aferin”  demiş zamanı kullanma hocası… Masanın
altından bu kez de  bir kova dolusu kum
çıkartmış. Kumu kaya parçaları ve küçük taşların arasındaki bölgelere tümüyle
doluncaya kadar dökmüş ve sormuş yeniden, “Kavanoz doldu mu?”
“Hayır dolmadı” diye bağırmış öğrenciler yine “Aferin”
demiş hoca. Bir  sürahi su çıkartıp kavanozun
içine dökmeye başlamış. Sormuş yine…. “Bu gördüklerinizden nasıl bir
ders çıkardınız…?” Atılgan bir öğrenci hemen fırlamış, “Şu dersi
çıkarttık. Günlük iş programımız ne kadar dolu olursa olsun, her zaman yeni
işler için zaman bulabiliriz” “O da doğru ama” demiş zaman
kullanma hocası…. “Çıkartılması gereken asıl ders şu; Eğer büyük taş
parçalarını baştan kavanoza koymazsanız daha sonra asla koyamazsınız” Ve
ardından herkesin kendi kendisine sorması gereken soruyu sormuş;
“Hayatınızdaki büyük taş parçaları hangileri? Onları ilk iş olarak
kavanoza koyuyor musunuz? Yoksa kavanozu kumlarla ve suyla doldurup büyük
parçaları dışarıda mı bırakıyorsunuz ?”

2.   DELEGE EDİN (görevi
bir başkasına yönlendirin)

Yapılacak işleri
mümkün olduğunca başkalarına delege edin. Delege etmezseniz işlerin altına
gömülür, pek azını başarıyla tamamlarsınız. Eisenhower’ın prensibi, acil ve
önemli olmayan hiçbir şeyin kendisine getirilmesini kabul etmemekti. Acil
değilse bekleyebilirdi, önemli değilse başkaları ilgilenebilirdi.
Yapılacak işi
astlarına paylaştırmayan veya mesai arkadaşlarıyla iş bölümü yapmayan kişi pek
başarılı olamaz zira çok uzun saatler çalışmak kişinin doğru karar verme
yeteneğini köreltir, motivasyonunu bozar. O yüzden, başkasının da sizin kadar
iyi yapabileceğine inandığınız işleri devredin ki siz mutlaka sizin ilgilenmeniz
gereken işlere daha çok zaman ayırabilesiniz.

3.
ERTELEMEYİN

Zaman kullanımında en
çok yapılan hatalardan biri ertelemektir. Sevimsiz veya zor bulduğu işleri
savsaklamak insanın yaradılışında vardır. Rahmetli Adnan Kahveci “stres yaratan
şey, bekleyen işlerdir” derdi.
Şu önemli kağıdı şimdi
dosyalamak için 20 saniye harcayın ki aramak için sonra 30 dakika
harcamayasınız.
Önemli bir telefon
numarasını hemen telefon fihristinize geçirin ki sonra bulmak için 10 dakika
uğraşmayasınız.

 

 

Herkesin zaman zaman başına gelen
erteleme dürtüsünün sebepleri vardır. Sizin neden yaptığınızı bir kez teşhis
ettiniz mi, üstesinden gelmeniz de kolaylaşır.

3.1.  O
an yapmanız gereken işten hoşlanmıyorsunuzdur.

Yöneticiyseniz iyi
yapacağına emin olduğunuz bir astınıza devredin ama sevmediğinizi gene de
söylemeyin. Durduk yerde gerginlik yaratmış olursunuz.
Bu yetkiniz yoksa, bir
mesai arkadaşınız veya meslektaşınızla değiş tokuş edin. Bir gün onun
hoşlanmadığı bir işi siz zevkle yapabilirsiniz.
Bir başka yöntem,
hoşlanmadığınız görevi bitirinceye kadar, severek  yapacağınız işe geçmemektir. İş bittiğinde
kendinizi ödüllendirme sözü vermek de bazen işe yarar.

3.2.    Proje,
başınızı döndürecek kadar büyüktür.

Bu durumda küçük,
belli adımlara ayırın. “Başlamak bitirmenin yarısıdır” sözünü bilirsiniz. Bir
ucundan başlayıp her gün 1-2 adımını tamamlayın. Bir adımı tamamlamadan yarım
bırakmayın.
Yapacağınız işleri
önceliğine göre sıraya koyun ve en gereklisinden işe başlayın. Önemli şeyler
dururken lüzumsuz işlerle uğraşmayın.
Büyük bir projenin bir
çok küçük parçadan oluştuğunu unutmayın. Elma yerken hiç kimse bir lokmada
bütün elmayı yutamaz. Bir nokta seçer, ilk ısırığı atarsınız. Sonra bir ısırık,
bir ısırık daha, bir bakarsınız elma bitmiş.

3.3.     Hemen
karşılığını alamayacaksınızdır.

Proje uzun vadeliyse
bittiği zaman size sağlayacağı yararları hayal edin. Bir an önce bitirmenin
size vereceği keyfi düşünün.

3.4.     Nasıl
altından kalkacağınızı bilmiyorsunuzdur.

Önünüze yeni bir iş,
yeni bir proje geldiğinde ihtiyacınız olan bilgiyi nerden bulacağınızı
araştırın. Bu bir telefon da olabilir, kütüphane de, bilen birine danışmak da.
Yalnız burada dikkat edeceğiniz husus, bilgi toplamakla oyalanmayı birbirinden
ayırmaktır. Olmayacak yerlerde bilgi araştırmak, ona buna danışıp sohbet etmek,
işi savsaklamanın bir başka şekli olabilir. O
takdirde stratejinizi değiştirmeniz gerekir.

3.5.    Nereden
başlayacağınızı bilmiyorsunuzdur.

 

 

Nereden olursa olsun
başlayın. Bir kağıdın üstüne başlık atın. Gerisi yavaş  yavaş aklınıza gelecektir.

3.6.     Nereye
gittiğinizi bilmiyorsunuzdur.

Uzun bir yolculuğa
çıkarken, varacağınız yeri bilmiyorsanız hangi yönde gideceğinizi nasıl
bileceksiniz? Hatta hangi haritayı yanınıza alacağınızı da… Bu durumda durun
ve sonucu göz önüne getirmeye çalışın. Nereye, ne zaman varmak istediğinize
kesin karar verdikten sonra geriye doğru plan-program yapın.
Burada balık kılçığı
modelini göz önüne alın. Balık kılçığında omurga benzeri bir ana uzantı, ona
bağlı yan uzantılar vardır. Varmak istediğiniz hedefi veya çözümlemek
istediğiniz esas sorunu ana kılçık gibi ortaya koyun. Hedefin gerçekleşmesine
veya sorunun çözümüne katkıda bulunacak faktörleri yan uzantılar olarak önceden
belirleyin. Böylece gereksiz ayrıntılarla uğraşmak zorunda kalmaz, epey vakit
kazanmış olursunuz.

3.7.     Aklınıza yatmamıştır.

§   Bunu
yapmak sizin işiniz olmadığını düşünüyorsunuzdur.
§   Başkasının
görevi olduğuna inanıyorsunuzdur.
§   Zaman
kaybı olduğu kanısındasınızdır.
Bu durumda iki temel
soruya cevap verin:
§   Yaparsam
ne kazanırım?
§   Yapmazsam
başıma ne gelir?
İlk soru sizi
yönlendirip motivasyonunuzu arttırabilir. Yaparsam ne kazanırım?
Artık başkası
söylediği için yapmıyorsunuz. Para kazanmak, patronunuzun- amirinizin gözüne
girmek, bir arkadaşınıza yardım etmek veya daha çok sevdiğiniz bir işe geçmek
için yapıyorsunuz.
İkinci soru ilkinin
negatif şeklidir. Yapmazsam başıma ne gelir?
Amerika’da 2000
çalışanı olan bir firmaya sağlık sigortası yapan bir şirket bir teklif
götürmüş. Firma çalışanları teker teker sigortalanırsa yıllık prim her biri
için 2000 $ olacakmış ama 2000 kişi birden sigortalanırsa primler 100 $’a
düşecekmiş. Tek şart 2000 kişiden bir kişi bile eksik olmamasıymış.
Firmada çalışan herkes
bu muazzam indirimle sigortalanmak için can atmış; muhaberatta ayak işlerine
bakan Joe hariç. Joe sigortalanmayı kesinlikle kabul etmiyormuş. Araya ailesi,
arkadaşları, amirleri girmiş, ne fayda. 1999 kişi çaresizlik içinde Joe’nun
ikna olmasını bekliyor, Joe ise nuh diyor peygamber demiyormuş.

 

 

Olay öylesine büyümüş
ki sonunda Yönetim Kurulu Başkanı’nın kulağına kadar gitmiş. “Çağırın şu Joe’yu
bana, ben onu ikna etmesini bilirim” demiş Yönetim Kurulu Başkanı. Joe’yu
çağırmışlar, Yönetim Kurulu Başkanı’nın odasına girmiş. Çalışanlar dışarda
toplanmış, uzun süreceğinden emin oldukları bu konuşmanın sonucunu merakla
bekliyorlarmış. Aaa., o da ne? 2 dakika sonra kapı açılmış ve Joe çıkmış.
Herkes merakla “Ne oldu, ne oldu” diye sorarken Joe gayet sakin cevaplamış:
“Yönetim Kurulu
Başkanı önüme iki kağıt koydu: biri sigorta poliçesi, diğeri istifa mektubu. Ya
bunu imzala ya bunu”dedi. Eee, hiç kimse benimle bu kadar kesin bir dille
konuşmamıştı. Poliçeyi imzaladım tabii”
Burada sizi motive
edecek sebep, size zarar verecek şeyi önlemektir. Bu zarar para kaybı,
amirinizden azar işitme, eşinizi kızdırma, çocuğunuzu üzme olabilir.
O yüzden yapılmayı
bekleyen işe bir bakın ve onu yapmak size ne yarar sağlayacak, tanımlayın.
Genelde ilk tanım negatif olur.
“Ütüyü yapmazsam
giyecek şey bulamam.” Pozitif motivasyon daha çok etkindir. Onun için ifadeyi
değiştirin.
“Çamaşırları ütülersem
her an elimin altında giyecek kıyafetim olur.” Bunun önemi bir tarafa, ya size
sağlayacağı öteki yararlar?
§   Aklımda
beni rahatsız etmesinden kurtulurum.
§   Kendi
kendime düşünecek zaman bulurum.
§   Ütü
yaparken bir taraftan da güzel bir müzik dinlerim.

3.8.      Mükemmeliyetçisinizdir.

Bir şeyi doğru yapmak
ile doğru şeyi yapmak arasında büyük fark vardır. Mükemmeliyetçiler sık sık
yanlış şey üzerinde dünyanın zamanını harcama tuzağına düşebilirler; odanın
duvarında asılı tabloyu tekrar tekrar düzeltmek gibi. Görünüş fevkalade, fakat
size ne yararı oldu? İş uzun vadede anlamsızsa, kusursuz yapmanın gerçekte
önemi yoktur. Yalnızca iyi yapmak yeter; boşuna fazla uğraşmayın.
Önemli ve anlamlı bir
görevi kusursuz biçimde yapamama korkusu çoğunluk mükemmeliyetçilerin o işe hiç
başlayamamasına yol açar. Kusursuz biçimde yapmaya zamanları olduğuna emin
oluncaya kadar başlamazlar; oysa  böylesine
boş bir zamanı kim kaybetmiş ki onlar bulsun?
Eğer
mükemmeliyetçiliğin sizi bir işe başlamaktan alıkoyduğunu fark ederseniz onu
mükemmel yapmanın size getireceği kazancı tekrar değerlendirin. Bir işi
kusursuz biçimde yapmaya değdiği zamanlar da vardır. Eğer değiyorsa, en
başından, adım adım başlayın. Eğer buna değmeyecekse kendinizi  paralamadan işi tamamlayın yeter.

 

 

Bir dahaki sefere,
yapmanız gereken işi savsakladığınızı fark ediyor fakat engelleyemiyorsanız,
durup “neden”ini araştırın. İş yapılmaya değer bir iş mi? Eğer öyleyse
ertelemenizin temel nedenine göre uygun bir çözüm seçin ve önünüzdeki yığını
bitirip yok edin.

4.
KIRTASİYE
İLE OYALANMAYIN

Kırtasiye, vazgeçilmez
fakat çok zaman alan bir mekanizmadır. Kırtasiyeye hakim olmak için masanıza
gelen her yazıya bir bakın ve ne yapılacağına anında karar vererek ondan
kurtulun: bir başkasına yönlendirin, dosyalayın, imzalayın, düzeltmeler yapın,
cevaplandırın, yırtıp atın. Önemli olan, yapılacak şeyi hemen yapmaktır.

5.
PROGRAMINIZI
ENERJİ DÜZEYİNİZE GÖRE AYARLAYIN

Günün belli
saatlerinde çoğumuzun zihni daha berraktır; kendimizi daha enerjik hissederiz.
Fiziksel ve zihinsel enerji düzeyinizin iniş çıkış saatlerinin izlediği düzeni
saptayıp, günlük programınızı ona göre ayarlamaya çalışın. Berrak bir zihin
gerektiren işleri en enerjik olduğunuz sırada ele alırsanız daha kısa sürede
daha çok iş çıkarırsınız. Programınızı halet-i ruhiyenize ve enerji düzeyinize
göre ayarlamakla vakit kazandığınızı ve işinizde daha etkin olduğunuzu
göreceksiniz.

6.   ÖNEMSİZ SORUMLULUKLARI
ÜSTLENMEYİN — NE KADAR UZUN SÜRE SONRA OLSA DA.

Bir yıl sonra bile
yapacak olsanız, sorumluluk sorumluluktur. Çok sık yaptığımız bir hata, hemen
veya kısa süre sonra yapmak zorunda olsak kabul etmeyeceğimiz işleri, ilerde
nasıl olsa yaparım diye kabullenmektir. Oysa ne kadar sonra olursa olsun, vakti
geldiğinde bize aynı derecede yük olacaktır.
Zaman yönetiminde
bütün bu hususlara dikkat ederken ipin ucunu kaçırıp “zaman fanatiği” olma
tehlikesi de vardır. Zaman yönetimi çizelgeleri, öncelik dosyaları ve
listeleri, ayrı renklerle belirlenmiş görevler, yazıları önceliklerine göre
kümelere ayırmak derken, zaman yönetiminde zamanınızı israf etmeye
başlayabilirsiniz. Sonunda zaman yönetim tekniği o kadar karmaşık hale
gelebilir ki pes edip eski dağınık çalışma yönteminize dönebilirsiniz. O yüzden
atalarımızın öğüdünü aklımızdan çıkarmayalım “Herşeyin azı karar, çoğu zarar”.
 
 

 

 

SONUÇ:

İnsan vakit kazanmak
için neden bütün bu zahmetlere katlansın?Balık kılçığı modelinde olduğu gibi
esas hedefimizi ortaya koyalım. Hedef daha çok çalışmak,  daha çok para kazanmak ve belki de bununla
ilintili daha çok stres yaşamak mı?
Yoksa belli bir refah düzeyine ulaştıktan sonra kazanılan zamanı
kendimize, ailemize, sevdiklerimize, hobilerimize harcamak suretiyle huzur
içinde yaşamak mı? Bir başka ifadeyle Aristo ve Platon gibi hiç strese girmeden
işi araç, oyunu amaç olarak görmek mi? Sanırım bunun cevabı şu anekdotta aranabilir:
Amerikalı bir zengin,
iş seyahati sırasında Meksika’nın küçük bir kıyı kasabasına uğramış. Limanda
gezerken, bakmış ağzına kadar balık dolu bir tekne ve içinde keyifli bir
balıkçı…
“- Merhaba balıkçı”
diye seslenmiş, “… bu balıkları kaç zamanda tuttun?” 
“- Bir iki
saatimi aldı” demiş balıkçı…İştahlanmış bizim işadamı;
“- E, niye biraz daha kalıp
daha fazla tutmadın?” diye sormuş. “
– Bu kadarı bize yetiyor da
ondan” diye omuz silkmiş balıkçı. Şaşmış balıkçının bu kanaatkarlığına
işadamı;
“Kalan
zamanını nasıl geçiriyorsun peki” diye üstelemiş.
 

 

Balıkçı, özetlemiş bir
gününü: 
 
“- Sabahları açılır, biraz balık tutarım. Sonra çocuklarımla
oynarım. Öğleyin karımla biraz siesta yaparım. Akşamları amigolarla beraber
gitar çalıp şarap içer, geç vakte kadar eğleniriz. Oldukça meşgul sayılırım
senyor”.
Gerinmiş Amerikalı: “- Bak” demiş “… ben sana
yardımcı olabilirim. Bu işe daha çok zaman ayırmalısın. Daha büyük bir tekne
bulup daha çok balık tutmalısın. Oradan elde edeceğin gelirle daha büyük
tekneler alırsın. Kısa sürede bir balıkçı filosuna sahip olursun. Böylece,
yakaladığın balığı aracılara değil, doğrudan işletme tesislerine satarsın.
Hatta zamanla kendi balık fabrikanı bile kurabilirsin. Kısa  zamanda balıkçılık sektöründe bir numara
olursun” 
 
Balıkçı merakla “Bunları yapmak kaç sene alır sinyor”
demiş:
 
“15-20 yılda halledersin” demiş Amerikalı, “Ama sonrası
daha parlak: Zamanı gelince şirketini halka açarsın, hisselerini iyi paraya
satarsın,  kısa zamanda zengin olup
milyonlar kazanırsın.” 
 
“- Milyonlar ha…” diye tekrarlamış
balıkçı… “Eeee… sonra?” 
“- Sonra emekli olursun. Küçük bir
balıkçı kasabasına yerleşirsin. İstersen zevk için balık tutarsın. Çocuklarınla
oynar, karınla keyfince siesta yaparsın. Akşamları da arkadaşlarınla şarap içip
gece yarısına kadar gitar çalarsın. 
Nasıl…? Mükemmel değil

mi?”

Tugberk
Tugberk
Azıcık okur yazar, çok dinleyen az konuşan, içindeki çocuğu öldürmeyen, ama polyannalarla pek anlaşamayan sıradan yurdum insanı ... Yaşamak adına insanca adamca, kavgadan gürültüden uzak tüm çeşitliliklerimizle bir olabilmek ...

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

%d blogcu bunu beğendi: